2024’e iyi bir başlangıç yapın. Çünkü iyi bir hazırlık yılın geri kalanında size fayda sağlayacaktır. İşinizin temellerinin sağlam olmasını sağlayacak 10 ipucunu paylaşıyorum. Bu şekilde, yılın başından itibaren finansal sonuçlarınızın kontrolü sizde olacak. Siz ve ekibiniz sadece tek bir şeye odaklanmak zorunda kalacaksınız: harika projeler gerçekleştirmek.

1. İyi bir bütçe yapın

İlk olarak, beklenen gelir ve giderlerinizi listeleyin. Bu genel bakış, hedeflerinize ulaşmanıza ve arada doğru yolda olup olmadığınızı belirlemenize yardımcı olacaktır. Bütçeye dayanarak, verimlilik standardınızı veya çalışanlarınızın müşterilerle ne kadar zaman geçirdiğini belirleyin. Gerekli ciroyu çalışanlarınızın mevcut saat sayısına, satış oranına ve üretkenliğinize göre belirlersiniz.

2. Fiyatlarınızı endeksleyin

Fiyatlarınızı yıllık olarak ayarlamanız oldukça normaldir. Endeksleme yaparak, diğer maliyetler arttığında bile cironuzun korunmasını sağlarsınız. Peki hizmetleriniz için doğru fiyatı nasıl belirlersiniz?

Başlangıç olarak, CBS enflasyon rakamları gibi bir dizi kaynağı analiz edin. Ayrıca tedarikçilerinizin ve ortaklarınızın ne yaptığına da bakın. Ve kendinizi diğer ajanslarla karşılaştırın, örneğin bir Kıyaslama Raporu aracılığıyla. Ardından, oran değişikliğinin ajansınız için ne anlama geldiğini hesaplayın. Yeni oran TZE başına ortalama cironuzu nasıl etkiler? Son olarak, yeni oranların bütçe hedeflerinizle uyuşup uyuşmadığını kontrol edin ve oranları müşterilerinize zamanında bildirin.

3. Çalışanları hedeflere dahil edin

Şeffaflık daha fazla bağlılığa yol açar. Bu nedenle, ekibinize bu yıl için hangi hedeflere sahip olduğunuzu, bütçelerin nasıl yapılandırıldığını ve neden belirli seçimler yaptığınızı açıklayın.

Bir gösterge tablosu ile herkese performans hakkında gerçek zamanlı bilgi verirsiniz. Bu, performansınızın tartışılmasını kolaylaştırır. Birbirinizden öğrenir ve ortak bir hedef doğrultusunda birlikte çalışırsınız.

4. Tam zaman tutmayı teşvik edin

Birçok çalışan, çalıştıkları saatleri kaydetme konusunda temkinli (veya hatalı) davranır. Doğru zaman kaydı, bütçe dahilinde kalıp kalmadığınızı belirlemenizi sağlar ve müşterilerle beklenmedik durumların yaşanmasını önler.

Doğru zaman tutma, tüm zamanın kaydedilmesi anlamına gelir; buna proje yönetimi saatleriniz, dahili saatleriniz veya bir hatayı düzeltme saatleriniz dahildir. Bu şekilde, saatler asla sızmaz ve projeler için gerçekçi bir zaman tahmininin ne olduğunu öğrenirsiniz.

5. Bütçe izlemede bir ritim oluşturun

Projenizin hala bütçe dahilinde olup olmadığını düzenli olarak izleyin. Proje lideri olarak bunu tercihen her hafta yapmalısınız. Bu şekilde, hala programa uygun olup olmadığınızı bilecek ve bütçeyi aşma tehlikesiyle karşı karşıya kalırsanız zamanında ayarlamalar yapacaksınız.

Bütçeyi düzenli olarak kontrol etmek, kalıpları keşfetmenize de yardımcı olur. Bu şekilde, bazı projelerin neden her zaman bütçe dahilinde kaldığını ve diğerlerinin neden aşıldığını öğrenirsiniz. Sonuçları ekibinizle tartışın. Belki bir müşteri ve bir çalışan birbirini sevmiyordur veya müşteri sizden çok fazla şey istiyordur. Proje yazılımı bu konuda size yardımcı olur.

6. İşinizi verimli bir şekilde planlayın

Planlama için tek bir ana kural geçerlidir: Çalışanlarınız için yeterli işiniz var mı? İşi verimli bir şekilde planlamak için kapasite planlaması vazgeçilmezdir. Burada işin nasıl dağıtıldığını bir bakışta görebilir ve planlama ve harcanan saatler hakkında fikir sahibi olabilirsiniz.

Çalışmayı haftalık veya aylık düzeyde planlayın. Genel bir bakış elde etmek için iki haftada bir planlama yapmak faydalı olacaktır. Geçici işleri aklınızda bulundurun. Çok sıkı planlama yapmak kontrol hissi verebilir, ancak daha az çevik olursunuz. Bunun yerine, çalışanlarınıza kendi haftalık veya günlük programlarını planlamaları için alan tanıyın.

7. Proje yöneticilerinin kendilerini faturalandırmasına izin verin

Proje liderlerinin kendi kendilerine fatura kesmelerine izin vererek yılın hemen başında finansal sonuçlarınızın kontrolünü elinize alın. Onlara proje gelirleri hakkında fikir verdiğinizde, kuruma olumlu bir katkı yapmaktan sorumlu hissederler. Saatleri silmeleri daha az olasıdır, bu da çalışan başına ortalama geliri artırır.

Genellikle, nihai bir finans yöneticisi fatura keser. Bu, bir kuruluşta çok fazla verimsizlik yaratır çünkü aralarında çok fazla koordinasyon gerektirir. Bazı kuruluşlarda bu, kelimenin tam anlamıyla haftada birkaç güne mal olur. Sorumluluğu proje yöneticisine verirseniz bu gerekli değildir.

8. Devam eden projeleri kontrol edin ve eskileri temizleyin

Tüm projeleri kontrol ederek yeni yıla taze bir başlangıç yapın. Devam eden projelerinizi ve hizmetlerinizi kontrol ederek 2024 yılı için tüm sonuçları dahil edip etmediğinizi kontrol edin. Bu şekilde, masanın üzerinde herhangi bir iş ve para bırakmadığınızdan emin olabilirsiniz.

• Tüm masrafları ve saatleri kaydettiniz mi?
• Her şeyi doğru mali yıl için mi faturalandırdınız?

Net bir genel bakış, yeni yıl için çok fazla huzur verir.

9. Yazılımınız için entegrasyon seçeneklerini keşfedin

Optimum bir çalışma süreci için, favori çevrimiçi araçları entegre edebilmeniz iyi olur. Bu şekilde, birkaç yerde bilgi bulundurmaktan kaçınır ve daha az hata yaparsınız. Mevcut araçlarınızı gözden geçirin ve tüm olanakları en iyi şekilde kullanıp kullanmadığınızı inceleyin.

Örneğin, CRM ve proje yazılımı ile çalışıyorsanız, Jira, MailChimp veya çevrimiçi muhasebeniz gibi araçları buna bağlayıp bağlayamayacağınıza bakın. Daha yönetilebilir olur ve çok daha verimli çalışırsınız.

10. Operasyonlar sırayla: tüm harika projelerin tadını çıkarın

Başarılı bir başlangıç için her şey hazır mı? O halde bu yıl sizin ve ekibinizin üzerinde çalışacağı tüm projelerin tadını çıkarmayı unutmayın. Ne de olsa, ilginç müşteriler için zorlu projeler başarılı bir işin, ama her şeyden önce mutlu çalışanların çok önemli bir parçasıdır. Başarılı ve verimli bir 2024 dileriz!