Kariyerimdeki en büyük değişiklik, işimi teslim etmek için başkalarına bağlı kalmayı bırakmaya karar vermem oldu. Özerk çalışmaya, her şeyi sorgulamaya ve işi küçük parçalara ayırmaya karar verdim. Ve sonra her seferinde bu konuda liderliği ele aldım. Yıllar sonra bunun çevik çalışmanın özü olduğunu öğrendim. Ve bunun bir adı var: yinelemeli ve kendi kendini organize eden çalışma. Daha çevik çalışmak işimi halletmemi sağladı.

Bu makalede, çevik çalışmanın ardında ne olduğuna ayakları yere basan bir proje yönetimi merceğinden bakıyorum. Yarından itibaren işlerinizi halletmenize yardımcı olacak ve çevik çalışmanın temelini oluşturacak 7 en iyi uygulamayı paylaşmak istiyorum.

1. Süper güç olarak bitirme

Çevik ve yalın çalışma içinde yaygın bir deyiş şudur:

Başlamayı bırak, bitirmeye başla

Ve bunun iyi bir nedeni var. Elinizde çok fazla iş varsa, hiçbir şey yapamazsınız.

Birkaç ay önce Barack Obama ile yapılan bir röportajdan bir alıntı görmüştüm. İşlerin nasıl yapılacağını öğrenmenin önemli bir beceri olduğunu açıklıyor. Özerk hareket etmeyi, kendi sınırlarınıza ve başkalarının sınırlarına saygı duymayı içeriyor. Fark edilen ve değer verilen bir beceridir. Organizasyonun her katmanı tarafından. İşleri halletmek önemlidir çünkü

1. Sizi güvenilir kılar
2. Liderlik sergiler
3. Birlikte çalışmayı çok keyifli hale getiriyor

2. Akışa Odaklanın

Yalın ve Çevik çalışma kapsamında bir ilke olan Bitirmeye başlamak istemenizin nedeni, işinizde akış yaratmaktır. Akışı en üst düzeye çıkarırsanız, işlerinizi bitirirsiniz.

Akış şu anlama gelir: sürekli ‘değer’, bilgi ve iş akışı. Yalın çevik çalışmanın 3. ilkesidir ve çevik çalışma içinde bir başlangıç noktasıdır. Akışınızı optimize ederseniz, mümkün olduğunca çabuk değer sunarsınız. Küçük bir değer miktarı bile önemlidir.

Akış yalnızca şu durumlarda gerçekleşebilir:

1. Bir ürün/küçük parti veya hizmet durmaksızın bir süreç boyunca akar.
2. Yeni bir ürün veya hizmet başlatılmadan önce ürün veya hizmet tamamen bitirilir.
3. Farklı süreç adımları birbirini hızla takip eder. Sonuç olarak hizmetler, örneğin ek bilgi için beklemek zorunda kalmadan teslim edilir.

Odak noktası olarak bitirmek, işlerinizi halletmenizi sağlar. Daha fazla şey yaptığınız için daha fazla iş yapmadığınızın farkına varın. Hareketi ilerleme ile karıştırmayın.

Kendinizi sınırlamakta zorlanıyorsanız, iş arkadaşlarınızla ve amirinizle çoklu görevler konusunda anlaşmalar yapın. Yalın çalışma içinde buna WIP limiti veya Devam Eden İş Limiti denir.

• Yalın çevik bir ekip olarak, her ekip üyesi için bir WIP limiti üzerinde anlaşırsınız, örneğin 2 adet devam eden iş öğesi. Yeni bir şeye başlamadan önce ilk olarak bu iki öğeyi bitirmeyi hedeflersiniz.
• Bu başarısız olursa, tüm ekipten engel üzerinde hareket etmeye yardımcı olmalarını ve sizinle birlikte çalışmalarını isteyin

3. Çoklu görev diye bir şey yoktur

Çoğu zaman bir göreve başlarız, bir meslektaşımız kararlaştırılanı yerine getirmez ve biz de başka bir işe başlarız. Eğer günün düzeni buysa, elinizde çok fazla iş var demektir. Bir çeşit çoklu görev.

Beynimizin çoklu görev yapamadığını biliyor muydunuz? Aynı anda sadece tek bir şey yapabilir. Yani yaptığımız şey görev değiştirmektir. Bu da işlerinizi halletme gücünüzü olumsuz etkiler. Bu da aşağıdaki gibidir:

1. Görev değiştirme bilginin işlenme hızını düşürür. Bu da değer yaratmanızın ve işlerinizi halletmenizin daha uzun süreceği anlamına gelir.
2. Görevleri değiştirdiğinizde daha fazla hata yaparsınız.
3. Değerli enerjinizi tüketirsiniz çünkü görev değişimi beyninizdeki dört bölgeyi çalıştırır. Bunlar bütün gün sıkı çalışırsa, öğleden önce bile bozulmuş olursunuz.
4. IQ’nuzu düşürürBir gece zar zor uyuyan birine benzer.

Ayrıca, bir günde sadece belli bir miktar dikkatinizi verebiliyorsunuz. Bunu en önemli şeylere harcamıyor musunuz? günün sonunda yetersiz kalırsın.

4. Küçük yapmak

Yinelemeli olarak çalıştığınızda, işinizi küçük parçalara bölersiniz. Bunlar farklı uzmanlık alanları olabilir, ancak önemli olan değer yaratan en küçük iş parçasıdır. Ve bu değeri test edebilirsiniz.

Teslim ettiğiniz parça ne kadar küçük olursa, bunu başarma olasılığınız o kadar artar. Sonuçta, bir fili de parçalar halinde yersiniz. Tercihen küçük parçalar halinde.

Ancak işi parçalara ayırmak hikayenin tamamı değildir. Bu aynı zamanda beklentileri yönetebilmek için kapsam/büyüklük üzerinde anlaşmaya varmakla da ilgilidir.

İşi küçük yapmak sadece ona ne kadar zaman harcadığınızla ilgili değildir. Bu daha çok:

• İş ne kadar karmaşık? İşi teslim etmek için özel uzmanlığa sahip çok sayıda meslektaşa ihtiyacım var mı?
• Bu boyutla, bağımlılıkları hala yönetebilir miyim?

İpucu: Bir istişareden sonra eylemleri ve kararları paylaşırsanız, küçük bir adım da atmış olursunuz; bu özetin bir değeri vardır ve aslında projenizde bir alt teslim edilebilirdir.

Kaynak: Unsplash

5. Düzenli bir alışkanlık olarak öncelik verin

Çevik ve yalın çalışmanın en zor ama en değerli unsurlarından biri öncelik belirlemektir. İster büyük şeyler (projeler ve ürünler) ister küçük şeyler (görevler) olsun.

İşler sakin olduğunda öncelik sıralaması oldukça iyi çalışır. Ancak zaman baskısı altında öncelik belirlemek zordur. Bunun nedeni, bir dereceye kadar öz disiplin ve duygu düzenlemesi gerektirmesidir. Ve bu beceriyi öğrenebilirsiniz! Nasıl mı?

1. Her gün küçük pratikler yaparak; sadece bugün ilk olarak bitirilmesi gerekenler hakkında genel bir bakışa sahip olduğunuzda çalışmaya başlayın.
2. Her özette önceliklendirme yaparak. Örneğin, bir toplantının sonunda eylem maddelerinin bir listesi.
3. Başkalarıyla neyin gerçekten öncelikli olduğu hakkında konuşmaya başlayarak. Bu kişinin iş arkadaşınız, yöneticiniz veya başka bir önemli figür olması fark etmez. Sonuçta aklınızda ortak bir hedef var. Ve hiç kimse zamanınızı daha az önemli şeylere harcamanızı istemez.

Çevik çalışma kapsamında bir adım daha ileri gidersiniz. Önceliklendirme süreci, kaynaklar ve teknikler açısından belirli bir odaklanma ile amaca yönelik olarak gerçekleşir:

• Odak (kapsam/büyüklük olarak) detaylandırma seviyesine yansıtılır. Her seviyenin önceliklendirilmiş çalışmayı depolamak için farklı bir aracı (artefakt) vardır:
  • Portföy biriktirme listesi: Stratejik temalar ve vizyona göre ürün/hizmet/hizmet düzeyindeki işleri önceliklendirdiğiniz en üst düzey çalışma. Burada destanlardan bahsedersiniz
  • Ürün birikimi
  • Takım/sprint birikimi
• Beyin fırtınası tekniklerini kullanarak bir grupla birlikte öncelikle neyin teslim edileceği konusunda etkili bir şekilde karar verirsiniz. Düşünün:
  • Etki-Çaba matrisi
  • 3×3 yöntemi (Küçük-Orta-Büyük), etki veya çabaya odaklanma

6. İşinizi sadece saat olarak tahmin etmeyi bırakın

Biz insanlar mutlak tahmin konusunda çok kötüyüz. Öte yandan göreceli tahminlerde çok iyiyiz. Öyleyse neden hala sadece bir şeyin kaç saatlik bir çalışmaya mal olduğunu düşünüyoruz? Ve bunu yaparken de şunu düşünmeyi unutuyoruz:

1. Bu işi/görevi daha önce kaç kez yaptım?
2. Kaç tane bağımlılık var?
3. Bu bağımlılıklar üzerinde ne gibi bir etkim var?

Bu nedenle göreceli tahmin, işleri halletmenin anahtarıdır. Aşağıdaki videoda nasıl çalıştığını görebilir ve duyabilirsiniz (Jip & Janneke dilinde).

7. Saklanmayı bırak

Bunun arkasındaki çevik ilke: Şeffaflık. Bu belki de kariyerimdeki en önemli ders oldu: olabildiğince sık iletişim kurun. Ve özellikle de işler ters gittiğinde. Ne üzerinde çalıştığınızı ve ne kadar ilerlediğinizi her an gösterin. Geride kaldığınızda bile.

Çevik çalıştığınızda şeffaf çalışmaktan bahsederiz. Bunu bir kanban tahtası ile çalışarak yapabilirsiniz. Hem kendi işiniz için hem de (proje) ekibinizle birlikte. Bazı pratik ipuçları:

1. Görsel bir görev yönetim sistemi ile çalışın. Artık gizli işler yok. Bu nedenle, çevik çalışıyorsanız, tüm işlerin görünür olduğu bir kanban tahtası kullanın.
2. Geri bildirim döngüleri oluşturun; iyi olup olmadığını ne kadar çabuk anlarsanız, işiniz o kadar çabuk biter.
3. Kendinize 2 dakikadan az süren her şeyi şimdi yapmanız gerektiğini öğretin.
4. Meslektaşlarınızın karmaşıklığı tartmasına yardımcı olun. Evet, birinin evet dediği şeyin uygulanabilir olup olmadığını sorgulayabilirsiniz. Ne de olsa bir işi başarmak ortak bir menfaattir.
5. İstişare sırasında, beklentilerin net olması için eylemleri ve kararları birlikte yazın.

En büyük değişim, her konuşmanın içinde yer alan psikolojik katmanı tartıştığınızda ortaya çıkıyor. Birbirimize gerçekten ne söylüyoruz?

‘Gerçek bir konuşma’ yapmak öğrenebileceğiniz bir şeydir. Ekibiniz de öğrenebilir. Konuşmaya bakmak için basit bir ‘mercek’ Stephen Karpman’ın drama üçgenidir. Erişilebilir ve pratik olması nedeniyle konuşma yönetimi için benim en sevdiğim araçtır. Aşağıdaki videoda kısa bir giriş (5:33 dk) yer almaktadır. Daha sonraki bir makalede, bunu günlük işlerinizde nasıl kullanacağınızı göstereceğim.

En çok hangi ipucundan faydalanmak istersiniz?

Bu 7 en iyi uygulamayı pazarlama iletişimi çalışmalarınıza uyarlamak ister misiniz? Böylece işlerinizi halledebilir misiniz? Bir sonraki blogda, bu 7 ipucu uygulamada daha ayrıntılı olarak ele alınacak. Bu arada, hangi ipucunun size en çok yardımcı olacağını merak ediyorum. Bu yazının altına yorum yaparak bana bildirin.